Prise de notes par IA de mes rendez-vous : que peut-on faire ? comment le faire ?

Les outils de prise de note automatique par IA se généralisent dans les réunions professionnelles. Ils présentent de nombreux avantages mais leur utilisation en étude notariale ne peut pas se faire à la légère.

Trois points essentiels :

1️⃣ Comment le mettre en place dans Microsoft Teams

2️⃣ Vigilance sur la confidentialité des échanges

3️⃣ Consentement du client obligatoire

1️⃣ Comment le mettre en place ?

Vous avez sans doute déjà vu ces vignettes “Microsoft Teams Meeting Transcription” ou “Notes by Google Meet” lors d’une visioconférence avec un confrère, un prestataire ou encore un client. Le principe est simple : l’outil rejoint la réunion comme un participant, écoute, transcrit en texte et parfois résume automatiquement les échanges. Le texte de la réunion est ensuite disponible en quelques secondes : vous pouvez retrouver un mot-clé, copier un extrait, obtenir un résumé des décisions prises, ...

Comment les mettre en place sur Microsoft 365.

AVANT la visio

Pour cela il suffit de créer une visio Teams depuis votre agenda TEAMS (pas depuis l’agenda Outlook, attention).

Puis

1. ajouter une personne dans la réunion,

2. cliquer sur Options de réunion > Enregistrement et transcription et autoriser la transcription en veillant à ce que la langue sélectionnée soit bien le français,

3. cliquer sur Appliquer

Vous pourrez ensuite récupérer la transcription en vous rendant dans l’événement ou dans la conversation Teams associée.

PENDANT la visio

Il est aussi possible de l’activer pendant la visio en cliquant dans la barre d’outils sur Autres > Enregistrer et transcrire > Démarrer la transcription

2️⃣ Attention à l’hébergement et à la confidentialité

Evidemment, ces outils apportent une valeur ajoutée immédiate en termes d’efficacité et de mémoire collective. Plus besoin de rappeler un client pour lui faire répéter une information, gain de temps dans la rédaction des comptes rendus.

Mais ils doivent être utilisés avec précaution car ils captent de la donnée sensible (noms de clients, coordonnées, informations patrimoniales, actes en préparation, stratégies successorales ou fiscales, …). Beaucoup reposent sur des serveurs situés hors Union européenne, souvent aux États-Unis. Les enregistrements sont stockés et traités sur les serveurs des éditeurs, parfois via des prestataires tiers (par exemple OpenAI). Autrement dit, les données échangées sortent de votre environnement professionnel sécurisé. Cela pose problème à plusieurs niveaux :

• le transfert de ces données vers un service externe constitue un risque de violation du secret professionnel,

• un stockage hors UE ne garantit pas le même niveau de protection que celui prévu par le RGPD,

• en cas d’incident (fuite, piratage, mauvaise suppression), la responsabilité incombe à l’étude, non à l’éditeur du service.

Notre option privilégiée aujourd’hui : Microsoft Teams

Pourquoi ?

• Les fichiers sont hébergés dans votre tenant Microsoft 365, donc dans le même cadre contractuel et de sécurité que vos données Outlook.

• Vous restez maître du stockage, de l’accès et de la suppression.

• C’est inclus sans surcoût dans votre abonnement Microsoft 365.

Remarque : Dicte AI est une autre option française compatible avec le secret professionnel qui a l’avantage de s’adapter aux rendez-vous en physique, mais requiert un abonnement supplémentaire.

3️⃣ Le consentement des participants est obligatoire

C’est le point juridique essentiel. L’enregistrement d’une conversation nécessite le consentement préalable de toutes les personnes présentes. Ce consentement doit être clair, explicite, éclairé et recueilli avant le début de la réunion.

En pratique, demandez toujours à votre client s’il accepte que votre outil de transcription soit activé. Idéalement, un accord écrit glissé dans votre dossier serait parfait pour éviter tout litige ultérieur. À l’inverse, vous êtes en droit d’exiger l’arrêt d’une transcription à un participant qui l’aurait mise en place.

Conclusion

Les “note-takers” sont de formidables outils d’efficacité, mais à utiliser avec précaution.

Le bon réflexe est d’utiliser des outils déjà intégrés à votre environnement sécurisé (Teams par exemple) et informer systématiquement les participants avant tout enregistrement ou transcription.